Checklista: O czym trzeba pamiętać przed migracją Jira/Confluence do Cloud?

[#1]

Migracja z Server/Data Center do Atlassian Cloud to nie tylko techniczne przeniesienie danych z punktu A do punktu B. To zmiana sposobu pracy, odpowiedzialność za dane, integracje i zadowolenie użytkowników końcowych. Z pozoru wygląda to prosto – „włączamy Migration Assistant, kilka kliknięć i gotowe”. Ale rzeczywistość potrafi zaskoczyć, szczególnie gdy mamy bardziej skomplikowane środowiska.

Poniżej przedstawiam, zwięzłą 10 stopniową checklistę z najważniejszymi punktami, które warto rozważyć zanim zdecydujmy się kliknąć przycisk ‘Migrate’.  Mam nadzieję, że pomoże przy planowaniu – i oczywiście, że uzupełnicie ją o własne przemyślenia w komentarzach.

#1 - Rozejrzyj się i posprzątaj przed migracją

 Zanim zaczniesz myśleć o Cloudzie, rozejrzyj się po swoim Serverze/Data Center i odpowiedz na poniższe pytania

•     Czy masz projekty, których nikt nie dotyka od lat?
•     Czy w Confluence zalegają przestrzenie tworzone „na próbę”?
•     Ilu użytkowników ma dostęp, ale od miesięcy się nie loguje?

 Warto wiedzieć co się przenosi, a co można zostawić dlatego zrób przegląd użycia projektów i przestrzeni – możesz do tego użyć wtyczek lub skorzystać z zapytań bezpośrednio do bazy danych.

#2 - Zweryfikuj liczbę użytkowników i uprawnienia

Jak wiadomo korzystając z systemu płacisz za aktywnych użytkowników. Nie warto przenosić kont „duchów”, lub osób które nie będą używały z systemu..

• Przejrzyj listę aktywnych kont.
• Sprawdź, czy użytkownicy mają przypisane odpowiednie role.
• Zadbaj o uporządkowane grupy i permission schemes – szczególnie jeśli masz skomplikowane struktury działów. 

To dobry moment by ocenić w jakim stanie są konta i czy aby na pewno wszyscy korzystają obecnie z systemu.

#3 - Aplikacje z Marketplace – które przenieść, które porzucić?

To chyba najważniejszy punkty i często największe zaskoczenie po migracji: nie wszystko, co działało w Server, ma swoje odwzorowanie w Cloudzie. Albo działa, ale inaczej (i to nawet zdecydowanie inaczej!)

Co warto zrobić:

• Zrób listę wszystkich aplikacji i ustal, które są naprawdę krytyczne dla biznesu
• Sprawdź ich dostępność w wersji Cloud (można to zrobić np. przez narzędzie Cloud Migration Assistant).
• Oceń, czy mają te same funkcje – różnice bywają subtelne, ale znaczące.

 Warto wiedzieć: Niektóre funkcjonalności da się odtworzyć przy pomocy funkcjonalności wbudowanych w Cloud (wymaga to trochę więcej analizy i przygotowania przed migracją, ale zwiększa oszczędności w dłuższej perspektywie)

#4 - Dane osobowe, RODO i compliance

Temat często pomijany... aż do pierwszego audytu (szczególnie w Polsce :))

Zastanów się:

• Czy w Jira lub Confluence przechowujecie dane osobowe (np. CV, numery PESEL, dane klientów)?
• Czy Cloud spełnia wymagania Waszego Działu Bezpieczeństwa/Compliance?
• Czy musicie lokalizować dane w UE? (Atlassian Cloud Premium/Enterprise na to pozwala.)

Warto wiedzieć: Miej na uwadze, że Atlassian pracuje nad bardziej restrykcyjnymi lokalizacjami danych. Już teraz słychać coraz częściej o funkcji Governence Cloud  (na razie dostępnym w USA), czy Isolated Cloud - w teorii całkowicie wyizolowanym środowisku (w fazie budowania).

#5 - Testowa migracja – obowiązkowa!

Nie testujesz – mocno ryzykujesz. Nawet jeśli wszystko „powinno działać”, mogą się pojawić:

• błędnie odwzorowane uprawnienia,
• brakujące strony Confluence,
• problemy z kodowaniem znaków w opisach zadań (częsty problem przy migracji starszych instancji).

Nie powinno się w zasadzie decydować czy migrować produkcyjnie bez odpowiednich testów. Nie ma w tym problemu by zbudować testowe środowisko Cloud, tam spróbować przenieść dane i wszystko zweryfikować. Nawet z czystej ciekawości jak działałby system / proces  w wersji Cloud - gdzie mamy dużo więcej możliwości.

Generalnie warto przygotować checklistę rzeczy do sprawdzenia po testowej migracji (np. działanie filtrów JQL, wygląd dashboardów, odnośniki między systemami).

#6 - Edukacja i komunikacja z użytkownikami

Migracja to nie tylko temat przeniesienia danych z punkty A do B – dotyczy każdego użytkownika. A tym bardziej przy migracjach do Cloud gdzie ogólnie wydaje na się, że będziemy korzystać z tego samego systemu ale w praktyce będą to nowe doświadczenia dla uzytkowników. Warto więc wszystkich odpowiednio wcześnie przygotować.

Co warto w tym kroku zrobić:

• Stwórz stronę informacyjną w Confluence z najważniejszymi zmianami.
• Przygotuj krótkie „wideo instruktażowe” lub PDF z nowościami (najlepiej w Loom :))
•  Zrób otwartą sesję Q&A dla zespołów – wiele obaw da się rozwiać wcześniej.

#7 - API, integracje i systemy zewnętrzne

Jeśli korzystasz z wersji Server / Data Center .. Jira lub Confluence jest na pewno zintegrowana z innymi systemami (CRM, ERP, CI/CD, LDAP itd.).. Dlatego zrób dokładny przegląd:

•  Czy integracja działa z Cloud?
•  Czy wymagane będą nowe tokeny, inne endpointy lub protokoły?
•  Czy część integracji trzeba będzie przebudować?

Tu nie warto oszczędzać na weryfikacji. Ważne by wszystkie integracje przetrwały migrację i działały jak dotychczas. Dlatego niezbędna jest analiza

#8 - Kto będzie odpowiadał za migrację?

 To pytanie organizacyjne, ale kluczowe. 

•  Czy robicie migrację samodzielnie (in-house)?
•  Czy wspieracie się partnerem?
•  Czy Atlassian Migration Support będzie zaangażowany?

 O ile zawsze można samodzielnie próbować, o tyle często można potknąć się na szczegółach dlatego warto poszukać pomocy i wsparcia w tej bądź co bądź sporej transformacji. Przy dużych instancjach migracje mogą być bardzo skomplikowane (a w szczególności te starsze, zapomniane instancje, nie aktualizowane na bieżąco.. ) - tu potrzeba dobrego planu.

Warto też wyznaczyć osobę „biznesową”, która zatwierdzi mapowanie danych i logikę biznesową po migracji, a także zorganizuje zespół testowy. 

#9 - Harmonogram – daj sobie czas

Zaskakująco częsty błąd: zaplanowanie migracji „na weekend”. Lepiej:

• Zweryfikuj czy organizacja jest gotowa na zmianę   
• Zrób dokładny plan z odpowiednim buforem (migracja → testy → poprawki → finalna migracja).
• Wybierz datę, która nie koliduje z innymi wdrożeniami, zmianami, urlopami.

Jeżeli myślisz że migracja to klika dni roboczych pracy, to błąd! Niektóre migracje (tych dużych instancji) trwają tygodniami, czy nawet miesiącami. Ważne też by ustalić to jest wymagane i być otwartym na kompromisy.

# 10 - Dokumentacja, backup i plan B

Nikt chyba nie musi podkreślać jak kluczowe jest także dokumentowanie wszystkiego. Świadomość tego co mamy, co przenosimy i jak .. bez tego łatwo coś przeoczyć.

Zrób snapshot konfiguracji:

•  Eksport projektów, reguł automatyzacji, schematów uprawnień.
•  Backup danych i przestrzeni (zarówno z Jira, jak i Confluence).
•  Plan awaryjny – co jeśli coś pójdzie nie tak?

Odpowiednia dokumentacja może później posłużyć do lepszego zobrazowania tego co mamy i wyłapać takie elementy w procesach, czy konfiguracji które będzie można po migracji rozwinąć.

To w skrócie tyle..

Na koniec najważniejsza zasada - Nie myśl o migracji jak o czymś złym co się na pewno nie uda, będzie kosztowne i nie opłacalne. Pomyśl jak o czymś co może przynieść jakieś korzyści, uporządkuje obecne procesy, pomoże zweryfikować czy aby na pewno wszystko działa jak powinno.

To niczym przeprowadzka z jednej lokalizacji do drugiej. W końcu zmieniamy po to żeby mieć nowe, lepsze, odświeżone.

Oczywiście budując doświadczenia z migracjami wiele osób na pewno ma swoje przemyślania odnośnie migracji. Być może już jesteście po, albo dopiero rozważacie..

Tym nie mniej bardzo interesuje mnie

•     Czy jest coś co dodalibyście do tej checklisty?
•     Który etap był dla Was największym wyzwaniem?
•     Macie jeszcze jakieś „tipy” na komunikację migracji w firmie?

Dzięki i życzę udanych migracji! :)