Avez vous une solution pour "nettoyer" Confluence ?

[Robin JAMS]

Bonjour la communauté,

J'utilise Confluence depuis peu mais j'ai déjà accumulé pas mal de docs, je souhaiterai l'optimiser et le maintenir plus propre. Actuellement, je rencontre des difficultés avec :

- Le nombre important de pages obsolètes ou non utilisées.
- La duplication de contenus.
- Des espaces surchargés et difficiles à naviguer.

Avez-vous des méthodes, astuces, plugins ou stratégies éprouvées pour "nettoyer" Confluence ? 

Merci d'avance pour vos retours

[Laura Campbell_Seibert · Accepted solution]

Bonjour @Robin JAMS et bienvenue à Community!

Comme @Kristian Klima  a mentionné, Rovo, ou encore plus simplement Automation for Confluence, peut aider pour identifier des pages obsolètes ou le contenu dupliqué.

Par exemple, une règle d'Automation for Confluence peut mettre un status "à mettre à jour" sur chaque page pas modifié depuis x temps.

Si jamais Automation ou Rovo n'aident pas suffissament, je rajouterai sur la liste des apps mentionné par Kristian Aura Analytics (pour info l'app est commercialisé par mon employeur).

Pour le problème des espaces difficile à naviguer, il y a plusieurs idées:

• rajouter des emojis sur les titres des pages clés comme j'ai expliqué dans cet article https://community.atlassian.com/forums/Confluence-articles/My-favorite-Confluence-tips/ba-p/2982184
• utiliser des dossiers pour grouper des pages
• rajouter des libelées sur des pages, soit manuellement soit avec Automation ou Rovo, et utiliser le macro "content by macro" pour grouper le contenu clé sur une page
• utiliser un app de navigation pour proposer une navigation similaire à un site internet, avec des pages clés de votre instance Confluence dans le menu; Navigation menus c'est une option (pour info l'app est commercialisé par mon employeur).

[Zoriana Bogutska_Kolekti-Adaptavist_]

Bonjour @Robin JAMS 

Bienvenue sur la communauté Confluence ! Les difficultés que vous mentionnez sont fréquentes chez les utilisateurs, surtout après un certain temps d’utilisation. Heureusement, deux applications disponibles sur l’Atlassian Marketplace peuvent vous aider à mieux organiser, assainir et maîtriser vos contenus :

Panorama for Confluence vous offre une vue d’ensemble sur l’état de vos espaces et de vos pages, grâce à un tableau de bord centralisé. Ses fonctionnalités d’actions groupées (comme l’archivage, la suppression ou la gestion des permissions) facilitent grandement le nettoyage de contenus devenus obsolètes ou inutiles.

Mosaic for Confluence, quant à elle, vous permet de réorganiser vos espaces en créant des portails clairs et structurés, avec une navigation simple et fluide — idéale pour rendre vos espaces plus lisibles et agréables à parcourir.

Ces deux outils se complètent parfaitement pour garder une instance Confluence claire, bien structurée et durablement efficace.

Je fais partie de l’équipe Kolekti, à l’origine de ces deux apps. Si vous avez la moindre question ou souhaitez en parler plus en détail, n’hésitez pas à me solliciter directement 🙂

[Kristian Klima]

Hello @Robin JAMS and welcome to the Community

When it comes to content organization, you have to set the policy on what is important and what isn't, as well as how to organize your content - spaces, pages (parent pages / child pages...) 

You can use Confluence Content manager along with apps like Pages Manager by Ricksoft or Panorama by Kolekti to search for pages that haven't been viewed for a long time, that are old, bulk label them, etc. I think Rovo can be used here too.

This can give you an idea of which pages might not be worth keeping. It's a good start.

There are apps (Breeze by B1nary, Capable by Capable, Workflows by Appfox, etc.) that allow you to set up workflows with mandatory review.

There are apps that help with finding duplicate content (Similar Content Finder by Nvision Data.

But at some point, especially for the initial review and tidying up, you must do some manual heavy lifting and review the content with your own eyes.

A page that hasn't been viewed or edited for 2 years might still have useful and relevant content.

Bonjour @Robin JAMS et bienvenue dans la communauté.

Lors de l'organisation du contenu, vous devez définir une politique définissant ce qui est important et ce qui ne l'est pas, ainsi que la manière dont il doit être organisé : espaces, pages (pages parentes/pages enfants…).

Vous pouvez utiliser le gestionnaire de contenu Confluence ainsi que des applications comme Pages Manager de Ricksoft ou Panorama de Kolekti pour rechercher les pages qui n'ont pas été consultées depuis longtemps, qui sont anciennes, les étiqueter en masse, etc. Je pense que Rovo peut également être utilisé ici.

Cela peut vous donner une idée des pages qu'il ne vaut peut-être pas la peine de conserver. C'est un bon début.

Il existe des applications (Breeze de B1nary, Capable de Capable, Workflows d'Appfox, etc.) qui vous permettent de configurer des workflows avec révision obligatoire.

Il existe des applications qui aident à trouver du contenu dupliqué (Similar Content Finder de Nvision Data).

Mais à un moment donné, notamment pour la révision initiale et le nettoyage, vous devrez effectuer un travail manuel intensif et examiner le contenu de vos propres yeux.

Une page qui n'a pas été consultée ou modifiée depuis deux ans peut encore contenir du contenu utile et pertinent.

[Stavros_Rougas_EasyApps]

@Robin JAMS il n'y a pas une seule chose que vous deviez faire. Nous avons créé une suite d'outils Space Content Manager pour gérer le contenu en masse parce que c'est un défi pour nous. Bien sûr, il y a des automations et les autres applications qui sont utiles.

[Elena_Communardo Products]

Bonjour @Robin JAMS ,

Moi aussi, je vous souhaite la bienvenue dans la communauté !

En complément des excellentes suggestions déjà proposées, je voudrais vous recommander d'explorer Navitabs – Macros de navigation pour Confluence, qui peut vraiment aider à rendre votre espaces plus propres et surtout plus navigables.

Pourquoi Navitabs ?
Cette app permet d’organiser et de regrouper visuellement le contenu de plusieurs pages (ou sections d'une même page) sous forme de tabs et cartes, (les onglets, les accordéons ou les menus déroulants font partie de notre roadmap en cours d'élaboration). Cela améliore considérablement la lisibilité et permet de réduire l’effet de surcharge, notamment dans des espaces où l'information est dense ou redondante.

Avantages clés :

• Permet de centraliser des contenus dispersés sans les dupliquer.

• Donne une structure visuelle claire, ce qui rend la navigation beaucoup plus intuitive.

• Idéal pour créer des pages d’accueil synthétiques, des FAQ, ou des tableaux de bord.

• Fonctionne très bien avec des macros dynamiques (comme Content by Label), ce qui permet d'automatiser l'affichage des pages les plus importantes ou à jour.

Bref, si vous cherchez à nettoyer tout en valorisant le contenu utile, Navitabs peut devenir un outil incontournable de ton kit de nettoyage Confluence 😊

Comme les autres applications, Navitabs offre une période d'essai gratuite de 30 jours.

Bon courage dans cette mission de remise en ordre !
N'hésite pas si vous voulez des exemples concrets d’implémentation.